- الكتالوج والبروفايل وقائمة الخدمات أكثر ملفات تنطلب على الواتساب، ولازم تكون نسخة وحدة محدثة للكل.
- مكتبة الملفات في كلمنا: ترفع الملف مرة، والفريق يرسله من صندوق المحادثات بزر 📁.
- الشات بوت يقدر يرسل ملف من المكتبة في أي خطوة، مثل «أرسل لي الكتالوج».
- المساحة ١ جيجا لكل شركة، فرتب الملفات وخفف حجمها.
«ممكن ترسل لي الكتالوج؟» «عندكم بروفايل الشركة؟» «أبي المنيو». أسئلة تتكرر كل يوم على واتساب الشركة. والمشكلة إن كل موظف عنده نسخة مختلفة في جواله: واحد يرسل كتالوج السنة الماضية، وواحد يرسل صورة شاشة، وواحد يقول «لحظة أدوره». في هذا الدليل نشرح كيف تنظم إرسال الكتالوج والملفات بالواتساب بطريقة توحد شكل شركتك وتوفر وقت الفريق، باستخدام مكتبة الملفات في صندوق المحادثات الموحد.
وش الملفات اللي يطلبها العملاء؟
- الكتالوج أو البروشور: للمنتجات والخدمات.
- بروفايل الشركة: للعملاء من الشركات والجهات.
- المنيو: للمطاعم والكافيهات.
- قائمة الخدمات أو الباقات: للعيادات والصالونات ومراكز الصيانة.
- نماذج العقود والطلبات: للتأجير والعقار والتوظيف.
- صور وفيديوهات: للمشاريع العقارية والسيارات وطريقة الاستخدام.
- الخرائط والتعليمات: موقع الفرع، أو خطوات التسجيل.
مكتبة ملفات وحدة للشركة
في كلمنا تلقى «مكتبة الملفات» لكل شركة. المدير أو المسؤول يرفع الملفات مرة وحدة، بأسماء واضحة. وبعدها:
- الموظف في المحادثة يضغط زر 📁، يختار الملف، ويرسله للعميل مباشرة. بدون تحميل من الجوال ولا بحث في المجموعات.
- الملف نفسه يستخدمه كل الفريق، فكل العملاء يستلمون النسخة الأحدث.
- تحدث الكتالوج؟ ارفع النسخة الجديدة مكان القديمة، والكل يرسل الجديد من الحين.
- نفس الملف تستخدمه في الواتساب والقنوات الثانية في الصندوق.
البوت يرسل الملف لحاله
أغلب طلبات الكتالوج ما تحتاج موظف. في الشات بوت تقدر تضيف خطوة ترسل ملف من المكتبة. مثلاً قائمة الترحيب فيها «١- الكتالوج، ٢- الفروع، ٣- كلم موظف»، ولما يختار العميل «١» يوصله الكتالوج خلال ثانية، حتى لو الساعة وحدة بالليل. وبعدها البوت يسأله إذا يبي يكلم موظف مبيعات.
نصايح تنظيم المكتبة
- أسماء واضحة: «كتالوج المنتجات 2026» أفضل من «file_final2».
- نسخة وحدة لكل ملف: لا تخلي ثلاث نسخ من نفس الكتالوج.
- خفف الحجم: الصور داخل الـPDF تقدر تضغطها بدون ما تخرب جودتها، والعميل يفتح الملف أسرع على الجوال.
- التزم بحدود واتساب: ملفات الـPDF والصور والفيديو ترسل ضمن حدود واتساب للحجم والنوع، فالفيديو الطويل خله رابط.
- راجع كل ربع سنة: احذف الملفات القديمة عشان ما تنرسل بالغلط، ولأن المساحة ١ جيجا لكل شركة.
- انتبه للمعلومات الحساسة: لا ترفع ملفات فيها بيانات عملاء في مكتبة مشتركة.
أمثلة من السوق
مطعم
العميل يكتب «المنيو»، والبوت يرسل منيو الـPDF المحدث مع رابط الطلب. الموظف يتدخل بس للطلبات الخاصة والحجوزات.
شركة عقار
المسوق يرسل بروشور المشروع وفيديو الشقة النموذجية من المكتبة خلال المحادثة، ويحجز موعد المعاينة.
شركة خدمات للشركات
مدير الحساب يرسل بروفايل الشركة بالواتساب، وبعدها عرض السعر من نظام عروض الأسعار.
ليش هذا أفضل من الإرسال من الجوال؟
لأن المحادثة على رقم الشركة في واتساب API الرسمي، وكل ملف انرسل يبقى في سجل المحادثة وملف العميل. لو انتقل العميل لموظف ثاني، يشوف وش انرسل له قبل. ولو ترك الموظف الشركة، المحادثات والملفات تبقى عند الشركة.
الأسئلة الشائعة
كيف أرسل الكتالوج بالواتساب لكل العملاء بنفس النسخة؟
ارفع الكتالوج في مكتبة الملفات، والفريق يرسله من صندوق المحادثات بزر 📁، فكل العملاء يستلمون نفس النسخة المحدثة.
هل البوت يقدر يرسل ملف PDF؟
نعم، خطوات الشات بوت تقدر ترسل أي ملف من المكتبة، مثل الكتالوج أو المنيو أو البروفايل.
كم المساحة المتاحة للملفات؟
مكتبة الملفات فيها مساحة ١ جيجا لكل شركة.
وش أنواع الملفات اللي أقدر أرسلها؟
ملفات PDF والصور والفيديو والمستندات، ضمن حدود واتساب للحجم والنوع.
تبي فريقك والبوت يرسلون ملفاتك بنسخة وحدة محدثة؟ كلّمنا وفريقنا المجهز والمتطور يوريك المنصة على شغلك، أو سجّل الحين وابنِ باقتك بنفسك وتشوف السعر قبل الدفع.