- CRM مع الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية يعني إن رحلة البيع كلها في نظام واحد: من أول مكالمة أو رسالة واتساب، لعرض السعر، للفاتورة الضريبية المرتبطة بمنصة فاتورة.
- المرحلة الثانية (الربط والتكامل) من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك تتطلب ربط نظام الفوترة بمنصة الهيئة، وكل فاتورة فيها رمز QR وتوقيع.
- في كلمنا: المبيعات والزكاة 99 ر.س شهرياً، وإدارة العملاء CRM 49 ر.س للمستخدم شهرياً (الأسعار بالريال ولا تشمل ضريبة القيمة المضافة).
في أغلب الشركات الصغيرة والمتوسطة تمر الصفقة على ثلاث أو أربع أدوات: العميل يتواصل بالواتساب، موظف المبيعات يسجل بياناته في ملف إكسل، عرض السعر ينكتب في وورد، والفاتورة تطلع من برنامج محاسبي منفصل. النتيجة: أخطاء في الأسعار والبيانات، وتأخير، وصعوبة في متابعة مين اشترى وش. الحل هو CRM مع الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية: نظام واحد يبدأ من أول تواصل وينتهي بفاتورة ضريبية متوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. في هذا المقال نمشي معك الرحلة خطوة بخطوة.
ما هي الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية؟
هيئة الزكاة والضريبة والجمارك طبقت الفوترة الإلكترونية (فاتورة) على مرحلتين:
- المرحلة الأولى (الإصدار): إصدار الفواتير وحفظها إلكترونياً بدال الورق والملفات اليدوية، مع رمز QR للفاتورة المبسطة.
- المرحلة الثانية (الربط والتكامل): ربط نظام الفوترة لدى المنشأة بمنصة الهيئة، بحيث تنرسل الفواتير للمنصة إلكترونياً بصيغة محددة ومع توقيع وختم تشفيري.
في المرحلة الثانية، الفواتير الضريبية بين الشركات (B2B) تمر بعملية اعتماد من المنصة قبل ما تنرسل للعميل، والفواتير المبسطة للأفراد (B2C) يتم الإبلاغ عنها للمنصة خلال المدة اللي تحددها الهيئة. والهيئة تطبق المرحلة الثانية على المنشآت على شكل موجات، وتبلغ كل منشأة بموعد ربطها. ارجع دائماً لموقع الهيئة الرسمي للتفاصيل والمواعيد المحدثة.
ليش تربط CRM مع الفاتورة الإلكترونية؟
ممكن تسأل: عندي برنامج محاسبي، ليش أحتاج الفوترة داخل الـCRM؟ الجواب إن أغلب الأخطاء تصير في نقل البيانات بين الأنظمة. لما تكون الفاتورة جزء من نفس النظام اللي فيه العميل وعرض السعر:
- ما فيه إعادة إدخال: بيانات العميل والرقم الضريبي والبنود والأسعار تنتقل من عرض السعر للفاتورة تلقائياً.
- رؤية كاملة للعميل: موظف خدمة العملاء يشوف فواتير العميل ومكالماته ومحادثاته في نفس الصفحة.
- سرعة التحصيل: الفاتورة تطلع فور موافقة العميل، وتنرسل له بالواتساب أو الإيميل.
- تقارير مبيعات حقيقية: من العروض المرسلة للمقبولة للمفوترة، مو تقديرات.
رحلة البيع في CRM مع الفاتورة الإلكترونية: من عرض السعر للفاتورة
- العميل المحتمل (Lead): يدخل من مكالمة على الكول سنتر، أو محادثة واتساب، أو نموذج الموقع. يتسجل في نظام إدارة العملاء مع مصدره، ويتوزع على موظف مبيعات.
- التأهيل والمتابعة: الموظف يتصل ويراسل، وكل تواصل يظهر في السجل الزمني للعميل. يضيف مهام ومواعيد متابعة وتصنيفات.
- تحويله لحساب (Account): لما يصير جاد، يتحول لحساب شركة مع بياناته الرسمية: الاسم التجاري، الرقم الضريبي، العنوان الوطني.
- الصفقة (Deal): تتسجل الفرصة بقيمتها ومرحلتها، والمدير يتابع خط المبيعات كامل.
- عرض السعر (Quote): يختار الموظف المنتجات أو الخدمات، الكميات، الخصومات، وضريبة القيمة المضافة تنحسب تلقائياً. يرسل العرض للعميل بصيغة احترافية.
- الموافقة وتحويل العرض لفاتورة: بضغطة وحدة يتحول العرض المقبول لفاتورة ضريبية بنفس البنود.
- الربط مع منصة فاتورة: الفاتورة تنرسل لمنصة الهيئة حسب متطلبات المرحلة الثانية، وتطلع برمز QR.
- الإرسال والتحصيل: الفاتورة توصل للعميل، والموظف يتابع السداد.
- بعد البيع: مرتجع أو تعديل؟ تصدر إشعار دائن مرتبط بالفاتورة الأصلية. اشتراك شهري؟ تستخدم الفواتير المتكررة.
وش لازم يتوفر في النظام عشان يكون متوافق؟
قبل ما تختار أي نظام فوترة أو CRM فيه فوترة، تأكد من هذي النقاط:
- الربط مع منصة فاتورة للمرحلة الثانية، مو بس إصدار PDF.
- رمز QR على كل فاتورة بالبيانات المطلوبة.
- دعم نوعي الفواتير: الفاتورة الضريبية (للشركات) والفاتورة المبسطة (للأفراد).
- إشعارات دائنة ومدينة مرتبطة بالفاتورة الأصلية.
- عدم إمكانية حذف الفواتير الصادرة أو تعديلها بعد الإصدار؛ التصحيح يكون بإشعار.
- تقارير ضريبة القيمة المضافة تساعدك في إعداد الإقرار.
- واجهة عربية وإنجليزية وفواتير ثنائية اللغة.
في كلمنا، وحدة الفوترة الإلكترونية المتوافقة مع هيئة الزكاة تغطي عروض الأسعار، الفواتير الضريبية المتوافقة مع المرحلة الثانية (الربط)، رمز QR، الإشعارات الدائنة، الفواتير المتكررة، وتقارير ضريبة القيمة المضافة.
مقارنة: الطريقة المتفرقة مقابل CRM مع فوترة إلكترونية
| المرحلة | أدوات متفرقة | CRM مع الفاتورة الإلكترونية |
|---|---|---|
| تسجيل العميل | إكسل أو جوال الموظف | سجل موحد مع مصدر العميل |
| المتابعة | تذكير شخصي | مهام وسجل مكالمات ومحادثات |
| عرض السعر | ملف وورد يدوي | عرض بأسعار وضريبة محسوبة تلقائياً |
| الفاتورة | إعادة إدخال في برنامج ثاني | تحويل العرض لفاتورة بضغطة |
| الربط مع الهيئة | حسب البرنامج المحاسبي | ربط المرحلة الثانية من نفس النظام |
| التقارير | تجميع يدوي | من العرض للتحصيل في لوحة واحدة |
مثال عملي: شركة صيانة في الرياض
مثال توضيحي: عميل يراسل شركة صيانة مكيفات على الواتساب يطلب عقد صيانة سنوي لمبنى مكاتب. البوت يجمع المدينة وعدد الوحدات، ويتسجل العميل كـLead ويتحول لموظف المبيعات. الموظف يتصل من المتصفح، والمكالمة تتسجل في ملف العميل. بعد الزيارة، يصدر عرض سعر بالبنود والضريبة ويرسله على الواتساب. العميل يوافق، فيتحول العرض لفاتورة ضريبية تنرسل لمنصة فاتورة، ثم تُفعّل فاتورة متكررة ربع سنوية للعقد. إذا انلغى جزء من الخدمة لاحقاً، يصدر إشعار دائن. كل هذا والمدير يشوف قيمة الصفقات المفتوحة والمفوترة في نفس النظام.
خطوات الانتقال من الإكسل والأدوات المتفرقة
- جهّز بيانات المنشأة: السجل التجاري، الرقم الضريبي، العنوان الوطني، وشعار الشركة للفواتير.
- استورد العملاء: من ملف CSV أو من نظامك الحالي، مع الرقم الضريبي للعملاء من الشركات.
- أضف المنتجات والخدمات: بالأسعار ونسبة الضريبة لكل بند.
- اربط مع منصة فاتورة: حسب خطوات التسجيل المطلوبة من الهيئة لنظام الفوترة.
- جرّب دورة كاملة: عميل تجريبي، عرض سعر، فاتورة، ثم إشعار دائن، وتأكد من شكل الفاتورة ورمز QR.
- درّب الفريق: المبيعات على العروض، والمحاسبة على الفواتير والتقارير، وحدد الصلاحيات لكل دور.
أخطاء شائعة في الفوترة الإلكترونية وكيف تتجنبها
- بيانات عميل ناقصة: الفاتورة الضريبية للشركات تحتاج بيانات المشتري كاملة. خلّ الحقول المطلوبة إلزامية في حساب العميل.
- تعديل الفاتورة بدل الإشعار: الفاتورة بعد إصدارها ما تتعدل، والطريقة الصحيحة إشعار دائن أو مدين.
- اختلاف الأسعار بين العرض والفاتورة: يختفي لما تتحول الفاتورة من العرض نفسه.
- صلاحيات مفتوحة للكل: مو كل موظف مبيعات لازم يصدر فواتير. حدد مين يرسل عروض ومين يعتمد الفواتير.
- نسيان الفواتير المتكررة: للعقود والاشتراكات، فعّل الفوترة المتكررة بدال الاعتماد على الذاكرة.
التحصيل: الواتساب والمكالمات جزء من الرحلة
الفاتورة ما تنتهي عند الإصدار. لما تكون الفوترة مع الـCRM ومع قنوات التواصل في منصة وحدة، تقدر ترسل الفاتورة للعميل على واتساب API الرسمي كقالب معتمد، وتذكّره بلطف قبل موعد الاستحقاق، والموظف اللي يتصل للمتابعة يشوف حالة الفاتورة قدامه أثناء المكالمة. ولما يتصل العميل يسأل عن فاتورته، موظف خدمة العملاء يلقاها في ملفه بدون ما يحوّله للمحاسبة.
التكامل مع الأنظمة الثانية
إذا كان عندك نظام CRM أو محاسبي تستخدمه وما تبي تتركه، كلمنا يتكامل مع HubSpot وSalesforce وZoho وOdoo وvTiger، ويوفر واجهة برمجية وWebhooks لربط أنظمتك الخاصة. بهذي الطريقة تختار وش يبقى في كلمنا ووش يتزامن مع نظامك الحالي.
لمن يناسب CRM مع الفاتورة الإلكترونية؟
- شركات الخدمات B2B: صيانة، مقاولات، استشارات، تقنية، اللي تشتغل بعروض أسعار قبل كل صفقة.
- الموزعين والموردين: عروض بكميات وخصومات، وفواتير متكررة لعملاء دائمين.
- شركات الاشتراكات: عقود شهرية أو سنوية تحتاج فوترة متكررة منتظمة.
- الفرق اللي تبيع بالهاتف والواتساب: لأن العميل والمكالمة والعرض والفاتورة في مكان واحد.
كم تكلفة CRM مع الفاتورة الإلكترونية؟
- إدارة العملاء CRM: 49 ر.س للمستخدم شهرياً.
- المبيعات والزكاة (عروض الأسعار والفواتير الضريبية): 99 ر.س شهرياً.
- التكاملات والواجهة البرمجية (اختياري): 99 ر.س شهرياً.
مثال: فريق مبيعات من 3 موظفين = (3 × 49) + 99 = 246 ر.س شهرياً. الاشتراك السنوي يعطيك شهرين مجاناً، وفيه تجربة مجانية عند التسجيل. الأسعار بالريال ولا تشمل ضريبة القيمة المضافة. التفاصيل في صفحة الأسعار.
أسئلة شائعة
هل الفواتير من كلمنا متوافقة مع المرحلة الثانية؟
نعم، وحدة المبيعات والزكاة تصدر فواتير ضريبية متوافقة مع متطلبات المرحلة الثانية (الربط والتكامل) لمنصة فاتورة، مع رمز QR.
هل أقدر أحوّل عرض السعر لفاتورة مباشرة؟
نعم، العرض المقبول يتحول لفاتورة بنفس العميل والبنود والأسعار بضغطة وحدة.
وش أسوي إذا أخطأت في فاتورة صادرة؟
الفاتورة الصادرة ما تنحذف، والتصحيح يكون بإصدار إشعار دائن مرتبط بها ثم فاتورة جديدة صحيحة.
هل يدعم الاشتراكات الشهرية؟
نعم، عن طريق الفواتير المتكررة اللي تصدر تلقائياً حسب الجدول اللي تحدده.
هل أحتاج أكون مسجل في ضريبة القيمة المضافة؟
الفوترة الإلكترونية تخص المكلفين حسب أنظمة الهيئة. تأكد من وضع منشأتك مع الهيئة أو محاسبك قبل البدء.
تبي تشوف رحلة البيع كاملة من أول رسالة لآخر فاتورة؟ تواصل معنا أو كلمنا على 920031338.
